Berichten

USP van de secretaresse

secretaresse USP.jpg

Wie het vak van secretaresse – duizendpoot, spin in het web, (directie/management)assistent – al een tijdje uitoefent, kan meepraten over de veranderingen die mede door de digitalisering zijn ontstaan. Maar ben jij ook mee veranderd?

We klootviolen niet langer bij de printer om hele boekwerken voor een vergadering uitgeprint te krijgen die er tot je schrik dubbelzijdig in plaats van enkelzijdig uit komen en waarvan pagina zes ergens in de printer is blijven hangen. Vergaderstukken worden digitaal verspreid en met een IPad of ander hip apparaat geraadpleegd. Pietje Puk bellen voor de directeur en doorverbinden? De directeur is tegenwoordig in het bezit van een smartphone en belt zelf.  Als je geluk hebt, ‘mag’ je hoogstens het nummer van Pietje Puk opzoeken en een afspraak verzetten omdat hij zojuist tijdens het telefoongesprek een vervolgafspraak met Pietje Puk heeft ingepland zonder zijn agenda of jou raad te plegen. Een halve middag kwijt aan het uitwerken van notulen? Je notuleert met een laptop en de notulen zijn doorgaans binnen een half uur na de vergadering gereed voor verspreiding. Dat zijn dan nog de bijzondere vergaderingen want een actie- en/of besluitenlijst geniet tegenwoordig de voorkeur.

Tja, waar ben jij eigenlijk nog wel van? Van de bilateraaltjes en functioneringsgesprekken inplannen tussen leidinggevende en medewerker(s) die mede door de digitalisering niet meer vijf dagen aan hun bureau gekluisterd zitten, maar of in vergadering zitten, thuiswerken, of de helft van de week ouderschapsverlof hebben? Ervoor zorgdragen dat iedereen over een pen, potlood of blocnote beschikt?

Wat is jouw Unique Selling Point? Waarmee onderscheidt jij jezelf van andere secretaresses?

Bereid je -zonder dat de directeur je erom hoeft te vragen- al zelf de agenda voor? Ga je op eigen initiatief op zoek naar informatie die relevant kan zijn voor de vervolgafspraak met Pietje Puk? Wanneer er geen vergaderruimte beschikbaar is, of iemand komt in de knel met zijn reistijd, geef je dan aan dat de vergadering op die datum en tijdstip niet plaats kan vinden of biedt je een alternatief en organiseer je een Skype meeting of conference call? Hoe ga je om met weerstand? Maak je gebruik van jouw overtuigingskracht of schiet je in de ‘u-vraagt-wij-draaien-modus’ en doe je tevergeefs een beroep op je ‘Ti-Ta-Tovenaarstalenten?’

Hebben de veranderingen jouw vak boeiender of saaier gemaakt?

Ben jij die 2.0 secretaresse in het bezit van een Unique Selling Point?

https://www.telegraaf.nl/nieuws/3145226/secretaresse-2-0-klimt-op

 

 

Rondstruinen in kantoortuinen

Als een haring in een ton probeer ik mijn jas te openen in de metro die aanvoelt als een sauna. Het lukt mij niet zonder de passagiers achter en naast mij te trakteren op een elleboogstoot. Een medereiziger voor mij draagt een rugtas. Uiteraard haalt hij die niet even van zijn rug waardoor ik bij elke halte wanneer de metro tot stilstand komt een rugtas in mijn gezicht heb.

Wanneer dat helse ritje achter de rug is bereid ik me voor op het echte avontuur. Het bemachtigen van een werkplek. Want hoewel ik iedere dag op kantoor word verwacht, is een werkplek geen vanzelfsprekendheid.
kantoortuin2.jpg

Uiteraard probeer ik altijd een plek in en stiltekamer te bemachtigen waar maar twee bureaus met een PC staan, wat doorgaans alleen kans van slagen heeft op de woensdagen en vrijdagen, of wie om 07.00 uur in de ochtend start.  Soms heb ik geluk, of pech afhankelijk van hoe positief je in het leven staat en zit ik in de vlek waar ik op papier ook hoor te zitten. Het komt zelden voor dat je een hele werkdag tegenover dezelfde collega zit, want ook hij of jijzelf moet weleens vergaderen. Dat betekent in de praktijk dat ik gemiddeld om de twee uur een ander groet, elk uur iemand vraagt of ik ook koffie wil, het geluid van de printer hoor, het geluid hoor van de quooker, het geluid van iemand die hakken draagt, collega’s die overleggen of een discussie voeren aan hun bureau over een werkwijze, rinkelende telefoons, meldingen van een whatsapp bericht, het getril van een telefoon die op stil staat en vergeet de sociaal verplichte praatjes niet. Daar worden medewerkers geacht geconcentreerd te werken en hun werk volgens de daarbij behorende competentieniveau ’s af te leveren. Man, een gedetineerde heeft meer rust op een dag. Ik snak zo langzamerhand naar een isoleercel op kantoor.

kantoortuin1.jpg

De kantoortuin heeft vele voordelen behalve als je erin moet werken, naar mijn mening.
Nog voor de lunchpauze ben ik al uitgeput. Als ik dat wegzet tegen een dag of twee thuiswerken, met een vaas bloemen op tafel, foto’s in het zicht, een kaarsje, wierook, de juiste temperatuur, je persoonlijke spullen bij de hand, niks geen clean desk policy en bij voorkeur in een joggingbroek. Van het idee alleen al laad ik helemaal op.

Morgen mag ik weer. Als een haring in een ton, met een gezicht geplamuurd met foundation, rouge en lipstick – dat zal ze leren die rugtasdragers- rondstruinen in een van de kantoortuinen op zoek naar een werkplek en aan de mindfullness in de wc bij gebrek aan een isoleercel.

Mijn column werd op 31 januari 2019 in Metro gepubliceerd.

metroblog20190131.jpg