Berichten

USP van de secretaresse

secretaresse USP.jpg

Wie het vak van secretaresse – duizendpoot, spin in het web, (directie/management)assistent – al een tijdje uitoefent, kan meepraten over de veranderingen die mede door de digitalisering zijn ontstaan. Maar ben jij ook mee veranderd?

We klootviolen niet langer bij de printer om hele boekwerken voor een vergadering uitgeprint te krijgen die er tot je schrik dubbelzijdig in plaats van enkelzijdig uit komen en waarvan pagina zes ergens in de printer is blijven hangen. Vergaderstukken worden digitaal verspreid en met een IPad of ander hip apparaat geraadpleegd. Pietje Puk bellen voor de directeur en doorverbinden? De directeur is tegenwoordig in het bezit van een smartphone en belt zelf.  Als je geluk hebt, ‘mag’ je hoogstens het nummer van Pietje Puk opzoeken en een afspraak verzetten omdat hij zojuist tijdens het telefoongesprek een vervolgafspraak met Pietje Puk heeft ingepland zonder zijn agenda of jou raad te plegen. Een halve middag kwijt aan het uitwerken van notulen? Je notuleert met een laptop en de notulen zijn doorgaans binnen een half uur na de vergadering gereed voor verspreiding. Dat zijn dan nog de bijzondere vergaderingen want een actie- en/of besluitenlijst geniet tegenwoordig de voorkeur.

Tja, waar ben jij eigenlijk nog wel van? Van de bilateraaltjes en functioneringsgesprekken inplannen tussen leidinggevende en medewerker(s) die mede door de digitalisering niet meer vijf dagen aan hun bureau gekluisterd zitten, maar of in vergadering zitten, thuiswerken, of de helft van de week ouderschapsverlof hebben? Ervoor zorgdragen dat iedereen over een pen, potlood of blocnote beschikt?

Wat is jouw Unique Selling Point? Waarmee onderscheidt jij jezelf van andere secretaresses?

Bereid je -zonder dat de directeur je erom hoeft te vragen- al zelf de agenda voor? Ga je op eigen initiatief op zoek naar informatie die relevant kan zijn voor de vervolgafspraak met Pietje Puk? Wanneer er geen vergaderruimte beschikbaar is, of iemand komt in de knel met zijn reistijd, geef je dan aan dat de vergadering op die datum en tijdstip niet plaats kan vinden of biedt je een alternatief en organiseer je een Skype meeting of conference call? Hoe ga je om met weerstand? Maak je gebruik van jouw overtuigingskracht of schiet je in de ‘u-vraagt-wij-draaien-modus’ en doe je tevergeefs een beroep op je ‘Ti-Ta-Tovenaarstalenten?’

Hebben de veranderingen jouw vak boeiender of saaier gemaakt?

Ben jij die 2.0 secretaresse in het bezit van een Unique Selling Point?

https://www.telegraaf.nl/nieuws/3145226/secretaresse-2-0-klimt-op

 

 

Rondstruinen in kantoortuinen

Als een haring in een ton probeer ik mijn jas te openen in de metro die aanvoelt als een sauna. Het lukt mij niet zonder de passagiers achter en naast mij te trakteren op een elleboogstoot. Een medereiziger voor mij draagt een rugtas. Uiteraard haalt hij die niet even van zijn rug waardoor ik bij elke halte wanneer de metro tot stilstand komt een rugtas in mijn gezicht heb.

Wanneer dat helse ritje achter de rug is bereid ik me voor op het echte avontuur. Het bemachtigen van een werkplek. Want hoewel ik iedere dag op kantoor word verwacht, is een werkplek geen vanzelfsprekendheid.
kantoortuin2.jpg

Uiteraard probeer ik altijd een plek in en stiltekamer te bemachtigen waar maar twee bureaus met een PC staan, wat doorgaans alleen kans van slagen heeft op de woensdagen en vrijdagen, of wie om 07.00 uur in de ochtend start.  Soms heb ik geluk, of pech afhankelijk van hoe positief je in het leven staat en zit ik in de vlek waar ik op papier ook hoor te zitten. Het komt zelden voor dat je een hele werkdag tegenover dezelfde collega zit, want ook hij of jijzelf moet weleens vergaderen. Dat betekent in de praktijk dat ik gemiddeld om de twee uur een ander groet, elk uur iemand vraagt of ik ook koffie wil, het geluid van de printer hoor, het geluid hoor van de quooker, het geluid van iemand die hakken draagt, collega’s die overleggen of een discussie voeren aan hun bureau over een werkwijze, rinkelende telefoons, meldingen van een whatsapp bericht, het getril van een telefoon die op stil staat en vergeet de sociaal verplichte praatjes niet. Daar worden medewerkers geacht geconcentreerd te werken en hun werk volgens de daarbij behorende competentieniveau ’s af te leveren. Man, een gedetineerde heeft meer rust op een dag. Ik snak zo langzamerhand naar een isoleercel op kantoor.

kantoortuin1.jpg

De kantoortuin heeft vele voordelen behalve als je erin moet werken, naar mijn mening.
Nog voor de lunchpauze ben ik al uitgeput. Als ik dat wegzet tegen een dag of twee thuiswerken, met een vaas bloemen op tafel, foto’s in het zicht, een kaarsje, wierook, de juiste temperatuur, je persoonlijke spullen bij de hand, niks geen clean desk policy en bij voorkeur in een joggingbroek. Van het idee alleen al laad ik helemaal op.

Morgen mag ik weer. Als een haring in een ton, met een gezicht geplamuurd met foundation, rouge en lipstick – dat zal ze leren die rugtasdragers- rondstruinen in een van de kantoortuinen op zoek naar een werkplek en aan de mindfullness in de wc bij gebrek aan een isoleercel.

Mijn column werd op 31 januari 2019 in Metro gepubliceerd.

metroblog20190131.jpg

 

 

Workshop ‘De eerste indruk’

1.jpg

Het imago
Op 25 januari jl. heb ik een workshop bij de Broekriem in Leiden verzorgd.
Het effect van de eerste indruk mag je niet onderschatten. Zeker niet bij een sollicitatiegesprek. Met jouw imago kun je jouw doel bereiken of de plank volledig misslaan.
Jouw imago is de indruk die je op anderen maakt, het beeld dat je bij de ander oproept en wat men van jou onthoudt. Een imago consulent kijkt naar jouw gehele uitstraling en persoonlijke presentatie.
Waarom denk jij dat wij graag naar Jeroen Pauw kijken maar overschakelen naar een andere zender bij Twan Huys? Waarom kijken we graag naar Chantal Janzen?

Wie ben jij?
Tijdens de workshop liet ik de deelnemers nadenken over wie ze zijn, waar ze gelukkig van worden, wat ze heel graag zouden willen en welke acties ze daartoe hebben ondernomen. Waar zien ze zichzelf over drie jaar? Tot slot liet ik ze nadenken of ze vinden dat ze ook uitstralen wat ze hadden opgeschreven. Als je weet waar je energie van krijgt en wat je leuk vindt om te doen, ben je al op de helft, maar als je dat niet kunt overbrengen aan een werkgever zal de keuze op een kandidaat vallen die dat wel kan. De ervaring leert dat wie zichzelf uitstekend kan verkopen niet per definitie ook geschikt is voor de functie. Twan Huys presenteerde onder andere college Tour waarbij hij knuffelcrimineel Willem Holleder ontving. Hij interviewde Joran van der Sloot, maar weet Nederland -gezien de kijkcijfers-  niet te boeien met het programma RTL Late Night.

Past wat jij leuk vindt en gelukkig maakt ook bij wie jij bent? Welke randvoorwaarden heb je nodig om te kunnen excelleren?

Wanneer ogen stralen
Op het moment dat enkele deelnemers deelden wat ze graag zouden willen begonnen hun ogen letterlijk te stralen. Het imago is het beeld wat je bij de ander achterlaat. En het beeld van stralende ogen is mij bijgebleven. Het zijn dingen waar ze gelukkig van worden. En wat je gelukkig maakt kost geen energie. Je hoeft daardoor geen rol te spelen. Je bent jezelf en doet iets met plezier. Enthousiasme werkt aanstekelijk en dat voelt de ander.

En dat is mijn antwoord op de vraag wat Jeroen Pauw en Chantal Janzen hebben, wat ik niet zie of voel bij Twan Huys in het programma RTL Late Night. Ik zie geen enthousiasme. Ik zie geen ogen die stralen. Ik zie geen oprechte interesse. Ik zie niet iemand die doet wat hij graag doet. Ik zie iemand die wellicht wat anders wilde dan hij tot nu toe had gedaan. Ik zie iemand die een strijd levert om iets wat energie lijkt te kosten toch te laten slagen. En dat is helemaal niet erg. Het is ook een manier om te ontdekken wat niet bij je past.

Welk pad je ook bewandelt, laten je ogen die gaan stralen je leiden bij de keuzes die je maakt.

 

 

Netwerken

photo of men having conversation

Netwerken
Van het woord alleen al kreeg ik tot voor kort een acute eczeemaanval. Een nieuwe hype voor hippe mensen afgestudeerd of gepromoveerd aan een universiteit of hogeschool. Om 09.00 uur tref je ze niet in de rij bij de koffieautomaat want ze betreden het kantoor met een karamel frappuccino of iced latte van de Starbucks in hun hand met prachtige gemanicuurde nagels.
En nu moest ik van de loopbaancoach als huiswerkopdracht een netwerkgesprek voeren. Ook collega’s spoorde me regelmatig aan om gebruik te maken van mijn netwerk. Dat netwerken leek de poort naar de hemel. Een middel om in te zetten voor…. ja waarvoor eigenlijk?

Het doel
Met de loopbaancoach ontdekte ik waar mijn weerstand vandaan kwam. Ik moest uit de rol stappen die veel, zo niet alle secretaresses of ondersteuners hebben, nl. dat het om de ander draait. Het netwerken waar ik zo mijn beeld en ideeën bij had, bleek niets nieuws. Ik deed het al zonder mezelf ervan bewust te zijn. Als bestuurssecretaresse vond ik het geweldig om wat in eerste instantie onmogelijk leek toch voor elkaar te krijgen. Wat had een directeur aan mij als ik bij iedere te organiseren vergadering beteuterd aan zijn bureau zou staan omdat het me niet lukte om iedereen voor een spoedvergadering bij elkaar te krijgen? Goede relaties opbouwen en netwerken zorgde ervoor dat PietjePuk bereid was om zijn al ingepland overleg – voor jou- te verzetten. Zoals journalisten netwerken om nieuws te vergaren, ZZP-ers netwerken om opdrachten te werven, netwerk jij ook binnen je eigen organisatie om zonder formele autoriteit toch dingen gedaan te krijgen.

Wat het je brengt
Voor het geplande netwerkgesprek plaats zou vinden had ik intern gelukkig al een leuke baan gevonden, maar wil ik zo nu en dan een leuke opdracht krijgen zal ik moeten netwerken. Doordat het doel stap voor stap steeds concreter werd verliep het netwerken als vanzelf. Ik heb superleuke gesprekken gevoerd met collega’s en met mensen die ik leerde kennen via collega’s. Ik kwam op plekken waarvan ik het bestaan niet afwist en het enthousiasme van iedereen verbaasde me nog het meest.  Lees meer